IN ENGLISH    PÅ SVENSKA      
Käytännön ohje talotoimikuntien ja vuokralaistoimikunnan työskentelyyn

YLEISTÄ

1. Vuokralaistoimikunta (VTK) kokoontuu neljä kertaa vuodessa.

2. VTK:n jäsen voi olla talotoimikunnan puheenjohtaja tai luottamushenkilö, jonka asukaskokous on keskuudessaan valinnut. Talotoimikunta keskuudessaan voi myös valita henkilön, joka edustaa kiinteistöä VTK:ssa.

3. VTK:lle pitää valita kaksivuotiskaudelle puheenjohtaja, varapuheenjohtaja ja sihteeri. Sihteerivuoro voi olla myös kiertävä. VTK valitsee keskuudestaan em. jäsenet.

4. Koska VTK:n kokouksista maksetaan palkkio (120 €/kerta, pj 145 €/kerta), jokaisen kokoukseen osallistuvan tulee osallistua tehtäviin, joita puheenjohtaja jakaa. Näitä tehtäviä ovat: kiertävä sihteerivuoro, seuraavan kokouspaikan (kiinteistön kerhohuoneella) tarjoaminen VTK:n kokouksiin, ja erilaisten asiantuntijoiden tilaaminen VTK:n kokouksiin sekä muut kokouksessa päätetyt tehtävät.

5. VTK:n kokouspalkkiot maksetaan kaksi kertaa vuodessa (kesäkuussa ja joulukuussa). Palkkioiden maksamista varten yhtiöön toimitetaan verokortti, tilinumero ja yhteystiedot (osoite) viimeistään 30.3.2016. Mikäli verokorttia ei toimiteta yhtiöön ennen määräaikaa, pidätetään 60 % veroa palkkioista.

6. Talotoimikunnan palkkiot maksetaan kerran vuodessa (joulukuussa), ja kokouspöytäkirjat sekä verokortit yhteystietoineen palautetaan aina KOY Auroranlinnaan vastuuisännöitsijälle. Ilman kokouspöytäkirjaa ja siihen liittyvää osallistujaluetteloa ei voi saada kokouspalkkioita.

Kokouspöytäkirjat osallistujaluetteloineen pitää palauttaa ennen 8.12. KOY Auroranlinnaan, että kokouspalkkiot voidaan maksaa. Yhtiö maksaa kuudesta kokouksesta vuosittain.

Osallistujaluettelo ja pöytäkirjamalli löytyvät Korkotuen Asukassivujen osiosta Vuokralaisdemokratia.

8. Talotoimikuntien ostokset maksetaan alkuperäistä kuittia vastaan tilille. Kuitit toimitetaan aina KOY Auroranlinnaan vastuuisännöitsijälle. Tilityslomakkeen saa vastuuisännöitsijältä.

Talotoimikunnan määräraha on 450 euroa vuodessa, ja sen saamiseksi pitää tehdä toimintasuunnitelma. Toimintasuunnitelma-malli löytyy Vuokralaisdemokratia-sivulta ladattavana word-dokumenttina ja se tulee palauttaa kunkin tammikuun lopussa KOY Auroranlinnaan.

Jos kiinteistö täyttää 20 vuotta tai enemmän, juhliin voi anoa rahaa suoraan yhtiöstä.

8. Kannattaa tutustua Korkotuen ASUKASSIVUIHIN ja siellä kohtaan VUOKRALAISTOIMINTA. Sieltä löytyvät kattavat ohjeet talotoimikuntatyöskentelyä varten.

VTK:N KOKOUSTEN KULKU

1. VTK:n puheenjohtaja toimittaa kutsun kuukautta ennen kokousta yhtiöön, josta kokouskutsut jaetaan talotoimikunnille.

2. VTK:n kokous pidetään eri kiinteistöjen kerhohuoneilla tai jos sovitaan, aina samassa paikassa jonkun kiinteistön kerhohuoneessa.

3. VTK järjestäytyy keskuudessaan ennen kokousta, kokoukselle valitaan sihteeri ja pöytäkirjan tarkastaja (tarvittaessa).

4. Jokainen puhuu vain pj:ltä pyydetyllä puheenvuorolla. VTK:n puheenjohtaja huolehtii siitä, että kokouksessa pysytään esityslistan mukaisissa asioissa, ja että jokainen puhuu omalla vuorollaan, ja että puhevuorossa olevaa ei keskeytetä.

5. VTK:n kokouksissa käsitellään vain esityslistalla olevia asioita sekä yhtiön hallituksessa käsiteltäviä asioita niiltä osin, kuin koskevat asukasdemokratiaa tai siihen liittyviä asioita. Jos jokin talotoimikunta haluaa, kokouksessa voidaan käsitellä muitakin aiheita kuin esityslistan mukaisia aiheita, mutta niistä tulee ilmoittaa puheenjohtajalle etukäteen sähköpostilla.

Jos kiinteistöllä on jotain olennaista VTK:lle kuuluvaa asiaa, talotoimikuntien tilannekatsaukset käsitellään lyhyesti kohdassa muut asiat. 5 min/talotoimikunta.

6. VTK:n kokouksissa ei käsitellä yksittäisten kiinteistöjen vikailmoituksia/häiriöilmoituksia jne., vaan ne ilmoitetaan aina kunkin alueyhtiön huoltoon tai isännöitsijöille. Edellä mainittuja asioita voidaan vain ohjeistaa kiinteistökohtaisesti VTK:n kokouksissa, mutta niitä ei ratkaista kokouksissa. Ongelmatilanteiden ratkaisu kuuluu isännöintiin tai huoltoon riippuen tapauksesta.

7. Mikäli VTK haluaa kokouksiinsa asiantuntijoita, VTK kutsuu ne itse paikalle kokouksiin. VTK jakaa keskuudessaan kokouksissa päätetyt tehtävät jäsentensä kesken.

8. Jos kokousta häiritään, puheenjohtaja voi poistaa ko. henkilön paikalta. Häirikölle annettaan yksi huomautus, ja jos häirintä jatkuu, hänet poistetaan kokouksesta. Tämän jälkeen hän ei saa osallistua enää samaan kokoukseen.

9. Kokouksen kesto on n. 1 tunti – 1,5 tuntia.

10. Kun kokous on päättynyt, sihteeri tekee pöytäkirjan kahden viikon kuluessa kokouksesta, ja lähettää sen tarkistettavaksi puheenjohtajalle ja yhtiölle. Kokouksen pöytäkirja lähetetään talotoimikunnille seuraavan kokouksen yhteydessä.

MUUTA MUISTETTAVAA

Jos jollain talotoimikunnalla on toistuvasti reklamoitavaa isännöintiin, siivoukseen tai huoltoon liittyen, toimitaan aina samalla tavalla:


1. 
Reklamaatio lähetetään aina JOKO kirjallisesti s-postilla KOY Auroranlinnaan vastuuisännöitsijälle (vastuuisännöitsijä löytyy oman kiinteistön kohdesivulta).

Kopiokenttään laitetaan viesti myös kiinteistöyhtiön toimitusjohtajalle.

TAI reklamointi tehdään kohdekohtaisilta sivuilta JULMO-kanavan kautta.

2. Mikäli kirjalliseen reklamaatioon ei vastata ja korjausta ongelmiin ei tule, kutsutaan isännöitsijä, talotoimikunnan puheenjohtaja ja esim. huollon työnjohtaja sekä tarvittaessa yhtiön edustaja samaan palaveriin kiinteistöllä, jossa reklamaatiot käydään yhdessä läpi.

3.
Yllä olevilla ohjeilla pyritään siihen, että jatkossa suullisia kiinteistöihin liittyviä reklamaatioita ei enää käsiteltäisi VTK:n kokouksissa.